9 belastingrisico’s – en hoe u die kunt vermijden

In het algemeen geldt dat belastingen de afgelopen jaren steeds complexer zijn geworden. De hoofdoorzaken zijn zeer snel veranderende wetgeving, verspreiding van die wetgeving over meerdere (niet) fiscale wetten en verdergaande digitalisering. Een goed voorbeeld daarvan is de huidige NOW-regeling. Die is opgesteld door sociale zaken, verwijst naar wetgeving voor de jaarverslaggeving (Boek 2 titel 9 Burgerlijk Wetboek) en wordt in de praktijk gezien als fiscale maatregel. Alle kleuren lopen door elkaar. Dit maakt belastingen een diffuus onderwerp voor de controller. Teuben Tax Advisory brengt 9 veelvoorkomende belastingrisico’s in kaart en geeft richting aan wat u eraan kunt doen. De eerste 3 risico’s gelden voor elke belasting, daarna volgen een aantal specifieke: omzetbelasting, vennootschapsbelasting, en loonheffingen/sociale verzekeringen.

Risico 1

Te laat aangifte doen en/of betalen
Vooral bij loonheffingen en omzetbelasting (btw) komt dit zeer regelmatig voor. Voor deze belastingen moeten aangiften én betaling zelf op tijd worden gedaan. Gebeurt dat niet, dan komen boetes meteen om de hoek kijken. Bij één keer per ongeluk vergeten, is dat niet heel erg. Als dat vaker gebeurt worden boetes opgelegd en bij nog vaker of niet betalen is de kans groot dat de belastingdienst actief contact gaat zoeken. Door aanmaningen, dwangbevelen en mogelijk een controle. Bij vennootschapsbelasting (vpb) speelt dit minder. Daar doet u eerst aangifte, waarna de aanslag wordt opgelegd. Dat is pas het moment dat betaald kan en moet worden. Boetes volgen hier minder regelmatig, omdat het een jaarlijks proces is en niet elke maand terugkeert. De precieze regelingen voor de verschillende belastingen staan helder uitgelegd op de site van de belastingdienst. In figuur 1 staat alles overzichtelijk weergegeven.

Handig is om binnen het bedrijf goed na te gaan hoe alle belastingprocessen verlopen. Wie is verantwoordelijk voor de berekeningen, aangiften en betalingen? Waar komen de blauwe enveloppen van de belastingdienst binnen? Als deze processen goed helder zijn, scheelt dat een heleboel uitzoekwerk.

Risico 2

Complexe bedrijfsstructuur
Veel bedrijven hebben een complexe structuur van vennootschappen. Dat levert voor belastingen vaak complicaties op: wel of geen fiscale eenheid btw of vpb? Een fiscale eenheid btw is wettelijk, die kan je niet kiezen. Een fiscale eenheid vpb wel, maar loont die? Hetzelfde geldt voor de loonheffingen. Iedere bv extra betekent ook een aangifte loonheffingen extra, een aangifte btw extra en een aangifte vpb extra. Meer regels dus om in de gaten te houden. Kijk daarom eens of de structuur eenvoudiger kan. En focus dan niet op de opruimkosten maar juist op de toekomstige kosten om de structuur in stand te houden. Opruimen kost geld, maar in stand houden kost in de toekomst vaak nog veel meer.

Risico 3

Weinig aandacht voor belastingen
Iedereen kent het wel: andere zaken zijn veel belangrijker dan belastingen. Zo gaan planningen voor het nieuwe jaar, de accountantscontrole, een overname of nieuwe activiteit vaak voor. Daardoor schuiven belastingen regelmatig door naar het laatste moment met de deadline al helder in zicht en is er geen ruimte meer om bij te sturen. Zo gebeurt het zeer regelmatig dat een aangifte een dag van tevoren wordt ingediend, de belastingberekening voor de jaarrekening niet goed is uit te leggen, net als de opbouw van de aangifte btw. Die vragen worden dan alsnog gesteld bij een belastingcontrole of een due diligence-onderzoek bij een overname. Iets wat u eigenlijk niet wil. Bijkomend probleem is dat de betreffende medewerkers vaak niet weten waar ze de juiste informatie vandaan moeten halen. Met de site van de belastingdienst en een belastingalmanak voor de mensen die belastingen in hun takenpakket hebben, zijn veel vragen te beantwoorden. En als dat niet voldoende is, dan is het aan te raden één iemand binnen het bedrijf aan te wijzen als coördinator belastingen. Dat is dan degene die de contacten met externe adviseurs onderhoudt en alle interne belastingzaken coördineert. Houd daarbij in gedachten dat hulp van buiten regelmatig toch echt nodig is. Belastingen staan verspreid over zo’n 15 belastingwetten en meer dan 100 belastingverdragen/multilaterale overeenkomsten. Verder staat belastingregelgeving niet bekend om de leesbaarheid door de vele uitzonderingen en antimisbruikbepalingen van de afgelopen jaren. Door als organisatie actief tijd en budget voor belastingen in te plannen en te benutten, ontstaat vanzelf ruimte hiervoor en overzicht. Budgetteer als bedrijf niet alleen voor compliance maar ook voor inventarisatie en het beantwoorden van dagelijkse vragen. Dat voorkomt veel ruis in de toekomst.

Risico 4

Btw-factuurvereisten
Een factuur komt vaak automatisch uit het systeem rollen. Maar moet wel aan de factuurvereisten voldoen. Anders bestaat kans op een forse boete of het niet kunnen aftrekken van voorbelasting. Daarom is het belangrijk jaarlijks een kleine steekproef uit te voeren en bij veranderingen in de IT-omgeving of een nieuw product een fiscaal deskundige mee te laten kijken of aan de factuurvereisten is voldaan. Vooral de exacte naam en het btw-nummer staan zeer regelmatig verkeerd vermeld. Factuurvereisten zijn goed te vinden op de site van de belastingdienst.

Risico 5

Btw grensoverschrijdende leveringen van goederen en diensten
Zodra goederen of diensten een landsgrens passeren, moet je als bedrijf rekening houden met andere eisen en een ander tarief dan 21 procent Nederlandse btw. Per levering kunnen die eisen verschillend zijn: btw verlegd, 0 procent bij een ICP-levering of export, vereenvoudigde ABC-levering zijn voorbeelden daarvan. Bovendien kunnen deze eisen verschillen per levering en/of land en/of leverancier. Zo geldt bij grensoverschrijdende leveringen dat een ondernemer moet aantonen dat de goederen de grens zijn overgegaan. En regelmatig is dat niet het geval. Een andere, veelvoorkomende fout is dat een factuur het verkeerde btw-nummer heeft waardoor een ICP-levering bij de leverancier niet overeenkomt met de ICP-levering die de afnemer aangeeft. Ten slotte kan sprake zijn van (vereenvoudigde) ABC-leveringen. Ook bij inkomende facturen moet hier goed naar worden gekeken, ook daar gaat het regelmatig mis. Daarom is inventarisatie van alle goederen en dienstenstromen met buitenlandse partijen of met goederen die daadwerkelijk naar het buitenland gaan of daaruit afkomstig zijn, absolute noodzaak. Ook als het IT-systeem compleet lijkt te zijn ingericht. Door deze match tussen feitelijke goederenstromen en IT-systemen, ontstaat ook zicht op mogelijke carrouselfraude – die ook een partij die te goeder trouw is kan raken.

Risico 6

Belastingen in de jaarrekening
In de ideale situatie sluiten de belastingberekening en de latenties in de jaarrekening en de ingediende aangifte vpb perfect op elkaar aan. Helaas is de realiteit minder ideaal en blijkt dat vaak niet zo te zijn. Zo is aansluiting minder goed te maken en/of niet te verklaren of wordt die check helemaal niet gemaakt. En dat is zonde, want het geeft een goede check of de cijfers in de jaarrekening aangepast moeten worden (true up) of dat de inhoud van de aangifte aangepast moet worden. Een eenvoudige manier om dit op hoofdlijnen te toetsen is checken of de belastingschuld in de jaarrekening min of meer gelijk is aan de belastingschuld in de aangifte. Zit daar een klein verschil tussen? Dan kunt u ervan uitgaan dat het klopt. Is het verschil groot? Dan is het zoeken naar een verklaring de moeite waard, omdat het goed inzicht geeft in de knelpunten.

Risico 7

Geconsolideerde omzet 50 miljoen euro of meer
Voor bedrijven met een geconsolideerde omzet van 50 miljoen euro of meer gelden extra regels voor grensoverschrijdende transacties binnen de groep. Zo moet een bedrijf als geheel een masterfile hebben: een document waarin staat wat de groep doet en een local file met daarin wat de Nederlandse vennootschap doet. Omdat de regels voortkomen uit de OECD kennen andere landen soortgelijke verplichtingen, die weer net even anders zijn. De boetes voor het niet-voldoen aan deze verplichtingen zijn hoog en kunnen oplopen tot 830.000 euro. Daarom is het aan te raden bij het indienen van een aangifte meteen ook aan de masterfile en local-fileverplichtingen te voldoen. Het begrip ‘geconsolideerd’ is in dit geval hetzelfde als in het jaarrekeningenrecht. Dat betekent dat bijvoorbeeld bij bedrijven die eigendom zijn van participatiemaatschappijen goede afspraken gemaakt moeten worden over de masterfile en local-fileverplichtingen.

Risico 8

Anonieme werknemers
Anonieme werknemers zijn werknemers die geen tijdige ID, getekende verklaring loonheffingen of werkvergunning hebben. In dat geval wordt een tarief van 52 procent ingehouden en wordt geen rekening gehouden met sociale premies. Ook is het mogelijk dat hoge boetes worden uitgedeeld voor de sociale zekerheid omdat sprake is van het inhuren van een illegale arbeidskracht. In de praktijk komt dit zeer regelmatig voor. Een goed gestroomlijnd proces voor arbeidszaken kan in dit geval veel leed voorkomen.

Risico 9

Zzp’ers
De afgelopen jaren is er heel, heel veel over gezegd en heeft het onderwerp zeer regelmatig op de politieke agenda gestaan. Alleen is er nog steeds geen goede oplossing voor: de inhuur van zzp’ers. Zeer regelmatig wordt iemand ingehuurd als zzp’er terwijl, als u naar de wet en jurisprudentie kijkt, er toch echt grote kans bestaat op het bestaan van een arbeidsrelatie. Die niemand wil, maar er feitelijk wel is. Of het risico in de praktijk heel groot is, is niet te verwachten. Daar is economische bijdrage van de zzp’er te belangrijk voor geworden. Wel is het zaak de ontwikkelingen nauwgezet bij te houden en het potentiële risico (loonheffing en boetes) niet uit het oog te verliezen.

Wil je inzicht in je eigen belastingrisico’s?

Doe de belastingrisico-scan